أهمية تخطيط الوقت

استخدم فكرة تحديد المهمة الأهم والأولويات الخاصة بالمهام والمشروعات .
قسم المهام الكبيرة إلى أجزاء صغيرة عن طريق رسم خطة لتسهل إدارتها , كلٍ في إطاره الزمني .
لا تبالغ في التخطيط فالأمور سوف تتغير
رغم أن التخطيط هو في الغالب عملية ذهنية نقوم بها على طول الطريق
نجاحك في التخطيط لعمل ما وإتمامه يعني نجاحك في كل شي .
( من عمل منكم عملاً فليتقنه )
كيف تنظم أداء عملك ؟
كل إنسان لديه طريقته الخاصة في العمل , وما يحقق النجاح للبعض لا يحقق النجاح للبعض الآخر , وأياً كان ما تفعله يجب أن تكون واضحاً بشأن المهمة التي تؤديها ولماذا تؤديها وهل يجب أن تؤديها في المقام الأول ؟ أم يحل بديل عنها .
حاول أن تقسم عملك إلى مهام صغيرة يمكن إنجازها بسهولة , فذلك يساعدك على أن تركز ذهنك ومجهوداتك .

ضع خطة أسبوعية أو يومية حتى تمنح نفسك :
1) وقتاً كافية للمهام الكبيرة
2) توضيح صورة كلية للأمور , في حالة إن أردت أن تغير ما تفعله
3) كن واقعياً فأنت لن تنجز إلا قدراً محدداً من المهام فقط كل يوم
4) حدد الفقرات على قائمتك بدقة وعلى قدر الطاقة
5) اجعل لائحتك شاملة لوقتك وأولوياتك
6) راجع قائمتك بشكل دوري ، ولابد أن تنظر إليها في الصباح كأول شيء تفعله بدون انقطاع
7) ركز نشاطك وجهودك على المصادر المفيدة لعملك
ما تفكر به هو ما ستحصل عليه
8) إذا حاصرتك الضغوط ففكر ما الذي يمكنك إسقاطه من المهام اليوم
( ضع مجهوداتك في إنجاز المهام الأساسية كل يوم وركز على الأنشطة المثمرة )
كن منظماً في كل شي : مظهرك نفسك مواعيدك جدولك اليومي مكان نومك مكان دراستك وانجازك
إذا كانت الواجبات مدونة فقد خطوت خطوة نحو الالتزام ، فإذا كان العمل لم يكتب فهو على الأرجح لا يستحق التنفيذ.
لا تؤجل عمل اليوم إلى الغد

آلية سيطرتك على وقتك
1. اكتب قائمة بالأعمال اليومية التي يجب القيام بها .
2. حدد الأولويات "أ" – "ب" – "جـ"
أو الأهم ...فالمهم ...فالأقل أهمية
3. قم بإنجاز الأعمال الأكثر أهمية قبل الأعمال الهامة ... وأنجز الأعمال الهامة قبل الأقل أهمية ... أما بالنسبة للأعمال الأقل أهمية فقم بها عندما يتوفر الوقت .
4. استخدم قاعدة 80% - 20%
5. تناول الورقة أو المستند الذي يحتاج إلى إنجاز وانتهى منه مرة واحدة
6. تعلم كيف تقول "لا" للمقاطعات ولمضيعات الوقت
7. إذا تبقى لك أي وقت .. فاسأل نفسك :
" ما هو أفضل استخدام لهذا الوقت الآن "
8. قم بإنجاز الأعمال التي بدأت بها أولا
انتهى إلى نقطة يمكن البدء بها ثانية .
9. أعطي الآخرين فكرة عما تقوم به ...فهذا سوف يزيد التزامك والتزام الآخرين

إدارة مكان الإنجاز
اجلس بمكان هادئ نظيف ومرتب واجعله مكان خاص بك دوماً
إضاءة مريحة للنفس والعين
تكييف بدرجة متوسطة لكي لا تسيطر البرودة القصوى على إحساسك بالبرد وتخفق فيما
اكتب في دفتر تجذبك ألوانه وأوراقه
ضع ساعة أمامك
رتب مكان خاص للكتب ومكان للدفاتر ومكان خاص بالأوراق
تخلص دوماً من الأوراق الزائدة أو التالفة فوراً
أحفظ الملفات منظمة لديك بأن تقسّمها إلى :
المشروعات التي تعمل عليها الآن
المهام الروتينية التي تؤديها يوميا أو أسبوعياً أو شهرياً
المعلومات التي تحتاجها في متناول يدك باستمرار
الملفات التي تحتاج إلى متابعة على المدى البعيد بعد شهر مثلاً ضعها في آخر الملفات ولكن اكتب لها مذكرة للتذكير قبل موعدها بيوم واجعلها قريبه منك
تأكد من أن ملفاتك معنونه بوضوح واكتب ورقه على كل ملف تصف ما بداخله باختصار ليوفر عليك الوقت
إذا كنت من مستخدمين الدفاتر :
اتبع نفس الخطوات
اجعل كل دفتر خاص بمجال معين كأن يكون دفتر خاص للدورات وآخر للغات وآخر وآخر وهكذا...
كل شهر راجع ما أنت محتفظ به , تخلص من الأشياء غير المهمة أو الأشياء التي تزعجك وأعد ترتيب المكان بتمعن لكي لا تفقد أشياء مهمة دون انتباه .
قم بعمل قائمة مراجعة بكل الأشياء التي تحتاجها ।

تحديد الأولويات
معظمنا لديه من الأشياء أكثر مما يمكنه فعلها , فكيف إذن تقرر ما الذي يجب أن تفعله أولاً , وبأي ترتيب ؟
فنحن عادةً :
نفعل الأشياء التي نحب فعلها , وليس ما نحتاج فعلها
نبدأ بالمهام السهلة التي تعطينا الإحساس بالرضا
نعتقد أننا يجب أن نعطي أولوية لكل مهمة تطرأ علينا
ندرك الأولويات الحقيقية في الحياة ( الأشياء المهمة بحق ) فقط عندما يتعين علينا مواجهة مشكلة حقيقية
اسأل نفسك : هل المهمة على درجة عالية من الأهمية حتى أعطيتها الأولوية ؟
إذا كان الأمر كذلك :
فبأي ترتيب يجب التعامل مع هذه المهام ؟
كم من الوقت يجب أن تخصصه لكل منها ؟
متى ستبدأ ؟
تدوين مهامك يعتمد بدرجة كبيرة على أهدافك وأحلامك , حدد ما تطمح إليه ورتبه كلٍ حسب أولويته عندك

إدارة ما تفعله قاعدة 80/20
إذا كان أمامك العديد من المهام التي يجب عليك أداؤها , ووجدت صعوبة في تحديد بأيها تبدأ , فمن الممكن أن تساعدك قاعدة 20/80 على أن تقرر .
وهي تقترح أن عدداً صغيراً نسبياً من الأسباب يؤدي إلى حدوث نسبة كبيرة من النتائج , أو بعبارة أخرى أن بعض المهام تعتبر مثمره أكثر من غيرها . والسر هو أن تعرف ما هي هذه المهام وركز عليها .
من الممكن أن يكون 20% من المهام التي يجب عليك فعلها تؤتي 80% من النتائج . هذه المهام هي التي تجعل لمجهوداتك عائداً كبيراً .
من ناحية أخرى من الجائز أن تقضي 80% من وقتك في العمل على أنشطة لا تحقق لك إلا 20% فقط من النتائج المرجوة وهذا استغلال غير جيد للوقت .

تنظيم المكالمات
راقب سلوكك أثناء التحدث
تجنب الحديث الجانبي فإنه يقلل من أهمية المتصل ويزعجه
تجنب الرد على الهاتف أثناء تناولك الطعام
تجنب وضع أي شي في فمك أثناء المكالمة كأن تضع قلماً
اجلس معتدلاً ( والأفضل أن تقف إذا كنت في العمل لتصبح أكثر يقظة وانتباه )
ابتسم , فالابتسامة تنعكس على صوتك
استخدم طبقة ونبرة صوت واحدة ليعرف المتصل وضعك فور سماعه صوتك
ركز على ما يقوله المتحدث
لا تخش أن تخبر محدثك بانشغالك لحصر مدة المكالمة

تنظيم البريد الإلكتروني
اتبع نظاماً ثابتاً للتعامل مع البريد الإلكتروني
خصص وقتاً محدداً لقراءة البريد كل صباح مثلاً
اقرأ عناوين الرسائل بسرعة وقرر على الفور إعادة إرسالها لآخرين أو حذفها ولا تحتفظ بها إلا إذا كانت جداً مهمة .
قم بأداء المهمة الأكثر أهمية ثم الأقل أهمية والأقل وهكذا
تخلص من الرسائل القديمة وإن أردت الاحتفاظ بشي منها فضعها في مجلد خاص ( الأرشيف )

تنظيم وقت القراءة
إذا كان عليك قراءة العديد من الكتب أو المواضيع فمعرفة كيف تقرأ قراءة سريعة يوفر عليك الوقت , فالقراءة السريعة تحسن تركيزك وسرعة انتباهك ولتنشيط ذاكرتك لأنك تلزمها بعدة مهارات في وقت واحد, وقبل كل شي هيئ نفسك للقراءة بالوقت المناسب وفي المكان الهادئ المناسب .
وذلك كالتالي :
1- حدد الكتاب المراد قراءته وهل هو :
مهم : في هذه الحالة عليك قراءته في الحال
قليل الأهمية : قم بإلقاء نظرة سريعة عليه
غير مهم : قم بتجاهله

2- إذا كان مهم وقررت قراءته فحدد لماذا تريد أن تقرأه في المقام الأول :
هل تقرؤه لتحفظه ؟
هل تقرؤه لتستخدمه في المستقبل ؟
هل تتوقع أن توجه إليك أسئلة عن محتوى الكتاب ؟
هل عليك استنباط معلومات أو مواضيع منه ؟
فإن تحديد الهدف من قراءة الكتاب قبل البدء يؤثرعلى حماسك وعلى أسلوبك في القراءة
3- معرفة المواضيع المتناولة في الكتاب قبل الشروع بقراءته .
4- ابدأ من أول الكتاب واقرأ بعينك , فالعينان تقفزان من كلمة لأخرى في سلسة من الحركات القصيرة .
فهم طريقة الإنشاء الجيد للنصوص المكتوبة لتستطيع التقاط الكلمات والفقرات الأساسية التي تبحث عنها .
هناك بعض الأساليب البسيطة التي تحسن سرعة قراءتك بشكل ملحوظ :
1- حركات العين:
استخدم أصبعك أو القلم كمرشد لحركة عينيك فوق النص
اقرأ الكلمات في صورة مجموعات وليس كلمة كلمة بحذافيرها
اقفز من كلمة لأخرى بسلاسة دون فهم كل كلمة وإنما بالمعنى العام
ركز على الأفعال والأسماء والنتائج وتجاهل العديد من الكلمات

2- أساليب الإظهار :
افهم معاني الكلمات من بين السطور بداية من رأس الصفحة ثم اقفز من سطور إلى سطور , أو استخدم قلم أو ورقة لتضعها على تم قراءته وتنتقل للتالي
لا ترجع إلى ما قرأته
اقرأ بسرعة ثم اقرأ أسرع , وفي كل مره اقرأ أسرع من قبل حتى تكون القراءة السريعة عادة لك وبالتالي توفر الوقت لأعمال أخرى 

3- الممارسة كفيله بأفضل النتائج , فكلما قرأت أكثر تحسنت مهارتك في القراءة أكثر وكلما زادت حصيلة مفرداتك اللغوية .
4- عادات القراءة السريعة :
اجلس بشكل صحيح أثناء القراءة .
امسك الكتاب أو الأوراق بزاوية 45 درجة وعلى مسافة متساوية بين عينك وصدرك .
حدد كم معين من الصفحات المراد قراءتها كل مره ( 25 – 50 صفحة مثلاً )
رتب الأشياء التي ستقرؤها حسب الأولوية .
ابحث عن الأفكار الأساسية واربط بين الجمل والمعاني , ركز على الأسماء والأحداث والأماكن

المقاطعات
عادة وفي وقت انشغالك تتعرض للعديد من المقاطعات التي تخرجك عن مسارك وتقطع أفكارك
أشكال المقاطعات :
مكالمات هاتفية من العائلة , الأصدقاء , المعارف وغيرهم
رسالة تصلك على الهاتف الخلوي
تذكرك موقع إلكتروني لم تتصفحه
البريد الإلكتروني التي يُصدر صفيراً مع كل رسالة تصلك
طارق على الباب ( لا يمكنك تجاهله )
دخول أحد أفراد أسرتك والشروع بمحادثتك مطولاً .
عندما تتعرض للمقاطعة اسأل نفسك ( ما هو الأكثر أهمية ) المقاطعة أو ما تعمل عليه ؟
احتفظ بقائمة بالمهام الحالية واللاحقة لتعيدك لتركيزك
حاول أن تجعل المقاطعة قصيرة ومختصرة .
والحل :
أولا : نظم وقتك واكتب جدول أعمالك خلال ساعات الخلوة المحددة
أخبر أسرتك بانشغالك وعدم مناداتك وطرق الباب لأي أمرٍ كان
أبتعد عن الأصوات والضوضاء التي حتماً تشتت ذهنك
أغلق أي صوت وخصوصاً هاتفك وجهازك المحمول
هيئ الجو الهادئ لتنجز ما تريد
اضبط الساعة حسب جدول الأعمال تحسباً لعدم تداخل الأوقات
قم بأعمالك وأنت في أوج نشاطك وقمة همتك ( الوقت الذهبي ) لا تهدر وقتك الذهبي بأداء عمل ليس له أولوية كبيرة,

والسر هو أن تعرف ساعات همتك وحيويتك ,اشرب كمية وفيرة من الماء ( وجعلنا من الماء كل شي حي ) ,
نهايةً وبعد اتباعك تنظيم نفسك بالكامل تهانينا لقد قمت بعمل رائع ,

وستحقق ما تتمنى بالعزيمة والإصرار

انطلاقة الدورات التطويرية والتعليمية

بدايةً ومع إنطلاقة مدونتي خطوات مُبدعه
اشكر أعضاء قروب التميز وكل الزوار الكرام وأرحب بكم جميعاً
اليوم سنبدأ بمشيئة الله بأولى دورات تطوير الذات وبعنوان هندس وقتك
جعلها الله في ميزان حسناتنا إلى يوم نلقاه